Archiefwet 2021

Reactie

Naam	provincie Drenthe (drs. D.M. Bunskoeke)
Plaats	Assen
Datum	16 december 2019

Vraag1

1. Modernisering en begrippen
Met dit wetsvoorstel wordt een aantal centrale begrippen gemoderniseerd en bij de tijd gebracht, zoals met de nieuwe begrippen archiefdienst en depot (was archiefbewaarplaats en archiefruimte) en document (was archiefbescheiden). Wat vindt u hiervan? Zijn er nog andere begrippen waar u in dit verband aan denkt of die u mist?

2. Waarde van documenten en publieke belangen
In het wetsvoorstel zijn (onder ‘waarde van documenten’) de publieke belangen benoemd die richtinggevend zijn voor archiefbeheer door overheden: de uitvoering van publieke taken en de verantwoording, de rechtsvinding, onderzoek en het cultureel erfgoed. Kunt u zich hierin vinden?

1. Bij het kiezen van nieuwe begrippen moet waar mogelijk worden voorkomen dat "ingeburgerde" betekenissen als het ware meeklinken. Dat is bij archiefdienst (een afzonderlijke organisatie in een archiefgebouw) en document (bv. een Word-document of een pdf) zeker het geval, zodat de gewenste modernisering ook misvattingen over de intenties meebrengt. Dit wordt nog versterkt doordat de gekozen omschrijving (in de aanhef) van "document" de lading niet geheel dekt. Het gaat immers niet om een willekeurige dataset zonder duiding.

2. Het benoemen van waarden in de wet zelf doet recht aan het belang daarvan als grondslag voor de bepalingen die zijn opgenomen.

Vraag2

1. Goede, geordende en toegankelijke staat en risicobenadering
Onder goede, geordende en toegankelijke staat is in dit wetsvoorstel toegevoegd, dat overheden hiertoe passende maatregelen nemen. Dit geldt ook bij vernietiging. Hiermee wordt een zgn. risicobenadering geïntroduceerd. Wat vindt u van deze benadering?
2. Overbrengingstermijn
Het wetsvoorstel bepaalt dat archieven na tien in plaats van na twintig jaar dienen te worden overgebracht naar een archiefdienst. Dit moet ertoe leiden dat met name (blijvend te bewaren) digitale documenten eerder duurzaam worden beheerd en openbaar worden voor het algemene publiek. Wat vindt u van deze maatregel?

1. Het is onduidelijk dat hiermee de risicobenadering wordt geïntroduceerd. Wat is "passend" en welke overheid zou "niet passende maatregelen" willen nemen? Het is bovendien onvoldoende duidelijk hoe een dergelijke risicobenadering er dan wel uit zou moeten zien. Mag je iets maar een beetje toegankelijk maken omdat er (nu) weinig belang in wordt gezien?

2. Daar is weinig op tegen, maar duurzaam beheer staat los van overbrenging. Dat laatste zou alleen de markering van het moment van (in principe) openbaarmaking moeten zijn. Verduurzaming (pas) bij overbrenging is een ouderwetse opvatting. Voor fysieke archieven is dat al losgelaten in de Archiefregeling en veel overheden doen dat ook bij digitale archiefbescheiden veel eerder.

Vraag3

1. Openbaarheid en openbaarheidsbeperking
Na overbrenging naar het archief zijn documenten in principe openbaar, maar overheden kunnen hieraan tijdelijke beperkingen stellen. De beperkingsgronden in de Archiefwet zijn in dit wetsvoorstel meer uitgewerkt en geharmoniseerd met de gronden, zoals opgenomen in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Wat vindt u van deze uitwerking en de aansluiting met de gronden in de Wob?

2. Inzagemogelijkheid
Wanneer documenten beperkt openbaar zijn, kunnen archiefdiensten op individuele basis inzage geven, afhankelijk van de aard van het verzoek en vaak onder voorwaarden. Als inzage in gehele dossiers en documenten niet mogelijk is, biedt dit wetsvoorstel een basis om informatie te verstrekken in andere vorm (bijvoorbeeld door delen van dossier en documenten af te schermen). Wat vindt u van dit gewijzigde inzageregime voor beperkt openbaar archief?

1. Dat is een goede zaak en vergroot de eenduidigheid voor gebruikers.

2. Zoals de onlangs "gezwarte" dossiers van de Belastingdienst al aantonen zullen er duidelijk te communiceren voorschriften moeten zijn voor het afschermen van gegevens. Dat geldt nog meer voor wat "onevenredige inspanning" is en of daar een beroepsmogelijkheid voor bestaat.

Vraag4

1. Toezicht op overgebracht archief
Dit wetsvoorstel breidt het archiefwettelijk toezicht uit naar de overgebrachte archieven, waar het toezicht onder de Archiefwet 1995 was beperkt tot (het beheer van) de niet-overgebrachte archieven. Wat vindt u van deze uitbreiding van het toezicht en de hiervoor gegeven argumenten (onder meer digitalisering en e-depotontwikkeling)?

2. Archivarissen
De aanwijzing door overheden van een archivaris is volgens dit wetsvoorstel voortaan verplicht. Het wettelijk voorgeschreven diploma daarentegen vervalt . Wat vindt u van beide maatregelen?

1. Het beleggen van het toezicht bij de aangewezen archivaris kan impliceren dat die zijn eigen rol als beheerder moet beoordelen. Het is aan te raden om ook de mogelijkheid te bieden om een ander gekwalificeerd persoon (in lijn met artikel 5.3, vierde lid) aan te wijzen. Dat zou de mogelijkheid tot intercollegiale toetsing, ongeacht de aangewezen archivaris, openstellen.

2. Het verplicht stellen van een archivaris op zich lost niets op, maar geeft wel een goed signaal: het kan dus geen kwaad. Het is aan te raden om de kwalificatie toetsbaar te maken, omdat anders het effect van de aanwijzing deels weer ontkracht wordt. Dat kan door uitwerking van de kennisvereisten, maar vooral ook door het mogelijk maken van intercollegiale toetsing (zie ook bij 1 hiervoor).

Bijlage