U bent nu hier: De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden
U bent nu hier: De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden
Zoals bouwplannen en verkeersmaatregelen.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
| Naam | Gemeente Zwolle (M.J.I. Willems) |
|---|---|
| Plaats | Zwolle |
| Datum | 23 januari 2020 |
1.
Het begrip Document is niet bepaald modern, ook niet met de uitleg er bij. De term en/of de uitleg geeft te weinig ruimte voor informatie waarvan de vorm steeds minder van belang is en waarbij ook de term 'bestand' de lading niet lijkt te dekken, zoals bijv. database (informatie).
De term decentrale archiefdienst is vanuit het Rijk bekeken. Vanuit de lokale overheden is er juist vaak sprake van een gemeenschappelijke archiefdienst van meerdere organisatieonderdelen of meerdere overheidsorganisaties. Dat wringt een beetje. Het woord Archiefdienst zonder decentraal zou prima zijn.
De term beheer wordt niet uitgelegd. Wel de term beheerder. Deze term wordt echter alleen toegepast op overgebrachte archieven. In de praktijk wordt de term beheer bij de verantwoordelijke overheidsorganen gebruikt voor uitvoerende activiteiten, waarvoor conform art. 2.6 beheersregels moeten worden opgesteld.
In de begripsomschrijving(en) moet dit onderscheid tussen de verschillende soorten beheer(der) duidelijk genoeg zijn.
2.
Art 1.3 Rekening houden met de waarde van... is wel tamelijk vaag geformuleerd, daar kun je eigen interpretaties van hebben.
>> Overige opmerkingen over andere onderdelen van het wetsvoorstel:
- Er is wel enige afstemming met de WOO en WHO maar een integratie van de wetten was fijner geweest.
- Volgens art. 2.7 lid 2b moet bij een GR één van de deelnemende organisaties als verantwoordelijk overheidsorgaan voor de overgebrachte archieven worden aangewezen.
We kunnen niet helemaal overzien wat hiervan de gevolgen zijn, wat die verantwoordelijkheid inhoudt. Hoe zit het met het toezicht op (niet overgebrachte) archieven hierbij. Is dat dan iemand (de archivaris?) die aangewezen wordt door de aangewezen verantwoordelijke?
- Volgens artikel 2.8 lid 3 kun je documenten ‘tijdelijk ter beschikking’ stellen aan niet-overheidsorganen die taken van een overheidsorgaan gaan uitvoeren.
Hier wordt niet de mogelijkheid van beschikbaar stellen van kopieën/reproducties genoemd terwijl dat toch wel voor de hand ligt.
- In artikel 3.3 lid 1 staat dat vervreemding pas mag na toestemming van de minister. Dat is conform de huidige archiefwet. Waarom kan GS deze toestemming niet geven voor lokale overheden? Bij een GR waarin een Provincie deelneemt zou dat misschien wel weer de minister moeten zijn.
- Kan een verleende ontheffing cfm art. 4.5 permanent verleend worden, of alleen tijdelijk.
1.
Werken met een risicobenadering is prima. De term passende maatregelen sluit aan bij de terminologie van de AVG.
2.
Onduidelijk blijft wat de ingangsdatum van een overbrenging is: startdatum van een zaak, einddatum van een zaak of na vervallen van de procestermijn. Dit zou in een uitwerking verduidelijkt mogen worden.
De taken Duurzaam beheren en Openstellen voor het publiek lijken nog steeds niet goed op elkaar aan te sluiten bij de e-Depots. Voor de ambtelijke organisatie blijft –juist bij verkorting van de overbrengingstermijn- de toegankelijkheid belangrijk. De ambtelijke organisatie zal daarom wél toegang nodig hebben tot ook de niet-openbare en niet-geanonimiseerde stukken en dus niet altijd voldoende hebben aan digitaal beschikbare openbare versies. Je kunt als archiefvormende organisatie daarvoor zelf een kopie in huis houden, maar dat doet afbreuk aan principes als eenmalige opslag, meervoudig gebruik en het recordscontinuüm.
Het Common Ground-principe zou er in kunnen uitmonden dat overbrenging in de toekomst helemaal niet meer gaat plaatsvinden. De vraag is of de huidige verkorting van de overbrengingstermijn dan nog wel iets gaat betekenen. Wijziging van juridische status zal nog wel van toepassing zijn, maar of er overbrenging (digitaal) naar een archiefdienst nog plaats gaat vinden is ter discussie.
1.
De aansluiting met de gronden in de Wob juichen wij toe.
Art. 6.2 lid1c zegt ‘tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt’. Wanneer zou dit het geval kunnen zijn? De toelichting biedt hierover gaan verduidelijking.
Artikel 6.2 lid 3b, zijn of komen er richtlijnen voor de beoordeling van het af te wegen belang van het beveiligen van bedrijven of het voorkomen van sabotage? De toelichting biedt geen verduidelijking.
2.
Het lijkt ons goed dat informatie die wel openbaar mag zijn ook openbaar gemaakt kan worden door de niet-openbare delen af te schermen. Dat is wel veel werk en vergt een goed beoordelingsvermogen van degene die dat gaat uitvoeren. Wellicht kan dit in goed overleg bij de overbrenging al bepaald worden.
Art. 7.3 lid 2 zegt dat de beheerder van een overgebracht archief uit eigen beweging informatie openbaar kan maken uit beperkt openbare documenten. Het lijkt ons vreemd dat dat kan zonder raadpleging van de verantwoordelijke organisatie die de beperkingen heeft gesteld.
1.
Het is niet zo duidelijk dat het toezicht ook het overgebrachte archief betreft. Dat mag duidelijker geformuleerd worden.
Een archivaris kan geen toezicht uitoefenen op het archief dat zij zelf beheert en waar zij als hiërarchisch ondergeschikte van het verantwoordelijk overheidsorgaan werkt. Dit zou eventueel intercollegiaal tussen archiefdiensten georganiseerd kunnen worden.
Als de archivaris onderdeel is van de organisatie die het overgebrachte archief beheert, dan houdt de archivaris toezicht op de archieven die zij zelf beheert.
Dit zou eventueel intercollegiaal tussen archiefdiensten georganiseerd kunnen worden.
Als een archivaris hiërarchisch ondergeschikte is van het verantwoordelijk overheidsorgaan dan moet de toezichtsrol onafhankelijk worden gepositioneerd.
Het toezicht op zorg en beheer is samengevoegd. De onafhankelijkheid van het toezicht op de organisatie die de archivaris en toezichthouder aanwijst moet duidelijk zijn. Zoals ook bij de AVG.
2.
Aanwijzing van een archivaris verplichten is prima.
Het vervallen van de diploma-verplichting vereist toch het formuleren van kwaliteitseisen én daarnaast inspanningen voor het in stand houden van goed (wetenschappelijk) archiefonderwijs en -onderzoek. Met het vervallen van de diplomaverplichting wordt de basis hiervoor versmald.
Alle opmerkingen besproken door Margreet Vink (gemeentearchivaris Deventer en Zwolle), Martin Jansen (DOWR) en Maria Willems (Gemeente Zwolle)