Aankondigingen over uw buurt

Zoals bouwplannen en verkeersmaatregelen.

Dienstverlening

Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Beleid & regelgeving

Officiële publicaties van de overheid.

Contactgegevens overheden

Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Archiefwet 2021

Reactie

Naam (op persoonlijke titel) (M.K.W.S. Klomp)
Plaats Sint-Michielsgestel
Datum 22 januari 2020

Vraag1

1. Modernisering en begrippen
Met dit wetsvoorstel wordt een aantal centrale begrippen gemoderniseerd en bij de tijd gebracht, zoals met de nieuwe begrippen archiefdienst en depot (was archiefbewaarplaats en archiefruimte) en document (was archiefbescheiden). Wat vindt u hiervan? Zijn er nog andere begrippen waar u in dit verband aan denkt of die u mist?

2. Waarde van documenten en publieke belangen
In het wetsvoorstel zijn (onder ‘waarde van documenten’) de publieke belangen benoemd die richtinggevend zijn voor archiefbeheer door overheden: de uitvoering van publieke taken en de verantwoording, de rechtsvinding, onderzoek en het cultureel erfgoed. Kunt u zich hierin vinden?
Ad 1. Het begrip document moet de verouderde term (archief)bescheiden vervangen, maar dekt niet volledig de lading. Als hieraan vastgehouden wordt, dan hanteren we bij de invoering van de wet meteen een verouderde term. Bij de term document wordt niet direct gedacht aan zaken als websites, chatberichten, xml-berichten, databases etcetera die wel onder de werking van de Archiefwet vallen. Dit wordt wel behandeld in de Memorie van Toelichting, maar dit begrip is dusdanig belangrijk dat er een begrip in de wettekst hoort die in één oogopslag, zonder extra toelichting, duidelijk maakt welke (soorten) informatie onder de Archiefwet vallen. Waarom wordt niet naast of in plaats van het begrip document ook informatie-object gebruikt? Of desnoods documenten en data in één adem?

Met deze term wordt aangesloten bij de Wet Open Overheid. Ook deze wet is nog in ontwikkeling. Welke gevolgen hebben ontwikkelingen ten aanzien van de WOO voor de Archiefwet en de ontwikkelingen van de Archiefwet ten aanzien van de WOO en op welke wijze gaat geborgd worden dat de begripsomschrijvingen in overeenstemming blijven?

Ad 2. Het is een heel goede zaak dat de waarde van documenten en de publieke belangen die gediend worden met archieven expliciet benoemd worden in de wet. Het maakt duidelijk waar de wet toe dient.
Overige opmerkingen ten aanzien van de Archiefwet:
Aansluiting op het dualisme: De Archiefwet 1995 stamt uit de eerste helft van de jaren '90, nog voor de invoering van het dualisme. De burgemeester van Sittard-Geleen, dr. Jos Hessels heeft dit jaar in eerste instantie geweigerd de archiefverordening voor te leggen aan de gemeenteraad, omdat de tekst niet zou aansluiten bij de taakverdeling in het duale systeem. Dr. Jos Hessels is gepromoveerd bestuursjurist. Mijn bestuursrechtelijke kennis is onvoldoende om dit te toetsen, maar voldoet de Archiefwet 202x wel op dit punt?
De overige opmerkingen ten aanzien van de Archiefwet staan onder vraag 3 van 4, omdat het maximumaantal van 2500 karakters overschreden werd.

Vraag2

1. Goede, geordende en toegankelijke staat en risicobenadering
Onder goede, geordende en toegankelijke staat is in dit wetsvoorstel toegevoegd, dat overheden hiertoe passende maatregelen nemen. Dit geldt ook bij vernietiging. Hiermee wordt een zgn. risicobenadering geïntroduceerd. Wat vindt u van deze benadering?
2. Overbrengingstermijn
Het wetsvoorstel bepaalt dat archieven na tien in plaats van na twintig jaar dienen te worden overgebracht naar een archiefdienst. Dit moet ertoe leiden dat met name (blijvend te bewaren) digitale documenten eerder duurzaam worden beheerd en openbaar worden voor het algemene publiek. Wat vindt u van deze maatregel?
Ad 1. In hoofdstuk 3 worden verschillende aspecten van beheer besproken. Wat is de motivatie om voor de artikelen 3.1 t/m 3.3 in artikel 3.5 aan te geven dat nadere regels volgen in een algemene maatregel van bestuur, terwijl dit in artikel 3.4 ten aanzien van tijdelijke invordering wel direct in de wettekst wordt opgenomen. Het lijkt mij voor de hand te liggen om dit voor het hele hoofdstuk gelijk te trekken: of dit voor alle aspecten direct opnemen in de wettekst of dit specificeren in een algemene maatregel van bestuur.
De huidige wet verwijst zowel naar de WOB als naar de WOO. Enerzijds beoogt men aan te sluiten op de Wet Open Overheid en anderzijds bij de bestaande WOB. Dat is problematisch. Het risico bestaat dat de Archiefwet op het punt van openbaarheid heel snel verouderd zal zijn.

Ad 2. Het is prima om de overbrengingstermijn te verkorten. Het is voor de uitvoerbaarheid goed dat dit niet met terugwerkende kracht wordt verplicht. Ik wil bij de verkorting wel twee kanttekeningen plaatsen: duurzaam informatiebeheer is niet voorhouden aan (decentrale) archiefdiensten. Daarnaast bestaat het risico dat het beoogde effect van vroegere openbaarheid (deels) teniet gedaan kan worden door het vaker opleggen van openbaarheidsbeperkingen.

Vraag3

1. Openbaarheid en openbaarheidsbeperking
Na overbrenging naar het archief zijn documenten in principe openbaar, maar overheden kunnen hieraan tijdelijke beperkingen stellen. De beperkingsgronden in de Archiefwet zijn in dit wetsvoorstel meer uitgewerkt en geharmoniseerd met de gronden, zoals opgenomen in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Wat vindt u van deze uitwerking en de aansluiting met de gronden in de Wob?

2. Inzagemogelijkheid
Wanneer documenten beperkt openbaar zijn, kunnen archiefdiensten op individuele basis inzage geven, afhankelijk van de aard van het verzoek en vaak onder voorwaarden. Als inzage in gehele dossiers en documenten niet mogelijk is, biedt dit wetsvoorstel een basis om informatie te verstrekken in andere vorm (bijvoorbeeld door delen van dossier en documenten af te schermen). Wat vindt u van dit gewijzigde inzageregime voor beperkt openbaar archief?
Andere opmerkingen ten aanzien van de archiefwet:
- Interbestuurlijk toezicht op de provincie: In de huidige Archiefwet ontbreekt het interbestuurlijk toezicht op de Provincie. Deze omissie is in de Archiefwet 202x niet opgelost. De provincie dient ook onderworpen te zijn aan interbestuurlijk toezicht, net als de andere (decentrale) overheden. Dit kan belegd worden bij de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.
- Art. 2.8. Organisatorische wijzigingen: Ten aanzien van art. 2.8.3 vind ik de formulering “kan een voorziening inhouden” te vrijblijvend. Beter zou zijn om een voorziening verplicht te stellen.
- Aanwijzing bijzondere particuliere archieven door Onze Minister/GS/B&W/bestuur waterschap: de branche heeft in het eerste kwartaal van 2019 diverse bijeenkomsten georganiseerd om input op te halen. Dit heeft veel opgeleverd, waaronder de suggestie om in de wet de mogelijkheid op te nemen om bijzondere particuliere archieven aan te wijzen die onder de Archiefwet vallen. Dit zie ik helaas niet terug in de concepttekst. Ik zou het een waardevolle toevoeging vinden die recht doet aan het publieke belang van archieven als erfgoed. De Archiefwet zoals die er nu ligt is voornamelijk gericht op overheidsarchief (behalve natuurlijk particuliere archieven in een archiefbewaarplaats/depot). Deze aanwijzingsbevoegdheid onderscheidt zich van de hotspotmonitor, omdat het gaat om het aanwijzen van hele collecties, terwijl een hotspot een gebeurtenis betreft waarover archieven worden verzameld en veiliggesteld.
- Ontheffing van overbrenging. : ik ben een voorstander van het creëren van een mogelijkheid om ontheffing van overbrenging te verlenen. Dit vanwege de volwassenheid van bestaande e-depotoplossingen enerzijds en de complexiteit van bestaande databestanden anderzijds. Er is heel veel bereikt in de afgelopen jaren, maar de huidige e-depotoplossingen ondersteunen tot nu toe vooral traditionele digitale documenten. Er worden in de artikelen 4.5 2 t/m 4 al op hoofdlijnen voorwaarden en aanwijzingen gegeven voor ontheffing, maar omdat het een volledig nieuwe oplossingsrichting is, vind ik streng toezicht hierop noodzakelijk en ik zou dit graag terugzien in de wettekst.

Vraag4

1. Toezicht op overgebracht archief
Dit wetsvoorstel breidt het archiefwettelijk toezicht uit naar de overgebrachte archieven, waar het toezicht onder de Archiefwet 1995 was beperkt tot (het beheer van) de niet-overgebrachte archieven. Wat vindt u van deze uitbreiding van het toezicht en de hiervoor gegeven argumenten (onder meer digitalisering en e-depotontwikkeling)?

2. Archivarissen
De aanwijzing door overheden van een archivaris is volgens dit wetsvoorstel voortaan verplicht. Het wettelijk voorgeschreven diploma daarentegen vervalt . Wat vindt u van beide maatregelen?
Ad 1. De uitbreiding van het archiefwettelijk toezicht naar de overgebrachte archieven en wettelijke verankering is een goede zaak. In het wetsvoorstel zoals het nu voorligt leidt het echter tot keuring van eigen vlees. De archivaris is beheerder van de archiefbewaarplaats (5.2.-2) en moet ook als toezichthouder over die archiefbewaarplaats (9.3-1) nu expliciet gaan rapporteren, zie ook de toelichting (blz 12 bovenaan 1e bullet). Dit is een ongewenste en ongezonde situatie. Er zijn hiervoor verschillende oplossingsrichtingen te bedenken, waaronder het scheiden van de rollen van de archivaris-toezichthouder (vergelijkbaar met de FG) en de archivaris-beheerder of het onderbrengen van het toezicht op overgebrachte archieven bij het verticale toezicht. Hoe dan ook - de archivaris moet niet toezicht houden op zijn eigen archiefbewaarplaats.
Zoeken
Uitgebreid zoeken
Terug naar overzicht