MDTO verplichten (standaard voor eenduidig vastleggen en uitwisselen van metagegevens)

Reactie

Naam	Regionaal Archief Rivierenland (L Masselink)
Plaats	Culemborg
Datum	1 oktober 2025

Vraag1

Geef hier indien gewenst uw reactie op het advies van de experts om MDTO te verplichten aan de overheid (‘Pas toe of leg uit’) via plaatsing op de 'Pas toe of leg uit'-lijst van Forum Standaardisatie (hoofdstuk 1 van het expertadvies).

Ik denk dat verplichten een goed begin is. Wel is het daarbij zaak om duidelijk te maken wat er allemaal verplicht wordt, en voor wie. MDTO valt uiteen in onder meer een metagegevensschema, een SIP-specificatie en een XML-schema.
Als archiefdienst hanteren we MDTO primair als uitwisselstandaard voor migraties richting ons e-depot, en kijken dan vooral naar het XML-schema en de SIP-specificatie. In het expertadvies wordt gezegd dat MDTO vooral voor archiefvormers is (p. 10). In die context is het gebruiken van MDTO als metagegevensschema logischer, als blauwdruk voor het vastleggen van metagegevens in bijvoorbeeld procesondersteunende software of documentmanagementsystemen. Dat laatste is naar mijn idee de belangrijkste toepassing, ook omdat dan de toepassing in migratie naar een e-depot makkelijker wordt. De data is dan immers al (grotendeels) conform MDTO vormgegeven.
Het zwaartepunt van de MDTO documentatie lijkt nu te liggen op het XML-schema en de toepassing van MDTO in het migreren van overheidsinformatie. Het zou helpen als er meer informatie beschikbaar komt over de toepassing van MDTO in informatiesystemen. Best practices bijvoorbeeld.

Vraag2

Geef hier indien gewenst uw reactie op het voorgestelde functioneel toepassingsgebied (hoofdstuk 1 van het expertadvies).

Het toepassingsgebied wordt tegelijkertijd gedefinieerd als ‘overheidsinformatie’ en als ‘informatieobjecten en hun representaties’. Deze twee worden als synoniemen gepresenteerd, maar naar mijn mening is het tweede een subset van het eerste. Er is meer overheidsinformatie denkbaar dan alleen informatieobjecten en hun representaties (bestanden).
Op https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/mdto#collapse-102790 worden metagegevens die domeinspecifiek zijn, of betrekking hebben op objecten in de context buiten scope geplaatst. Beiden kunnen echter wel degelijk overheidsinformatie zijn. Zie bijvoorbeeld ORI en ORI-A, of initiatieven als het Gemeentelijk Gegevensmodel. Daarin worden veel (meta)gegevens vastgelegd die wel degelijk overheidsinformatie betreffen.
De huidige gelijkstelling tussen de termen zorgt ervoor dat mensen verwachten dat MDTO een duizenddingendoekje voor overheidsinformatie is, terwijl het juist als nauw afgebakend metagegevensschema voor informatieobjecten en bestanden zijn waarde heeft. In die nauwe afbakening is het beheersbaar en biedt het bovendien ruimte voor aansluiting bij andere standaarden. Als je de MDTO-documentatie gaat lezen komt dat perspectief overigens voldoende naar voren, maar voor de leek en eerste gebruiker lijkt me dat onvoldoende duidelijk. En dat schept verkeerde verwachtingen en onduidelijkheid.

Vraag3

Geef hier indien gewenst uw reactie op het geformuleerde nut en de geformuleerde mogelijkheden van het gebruik van MDTO voor en door de overheid (hoofdstuk 2, paragraaf 2 van het expertadvies).

Een heldere tekst. MDTO wordt goed gerelateerd aan DUTO en de Archiefregeling. Los van mijn opmerking over de gelijkstelling van overheidsinformatie en MDTO in het antwoord op de vorige vraag, hier geen opmerkingen.

Vraag4

Geef hier indien gewenst uw reactie op het doorlopen proces van het expertadvies (hoofdstuk 3 van het expertadvies).

Goed dat MDTO en TOOI samen zijn aangemeld. Ik hoop in de toekomst meer symbiose te zien tussen de beide initiatieven, en concrete voorbeelden van gezamenlijke toepassing. Ze kunnen echt complementair zijn aan elkaar, dat is nu voor de leek nog niet genoeg duidelijk.

Vraag5

Geef hier indien gewenst uw reactie op de samenstelling van de expertgroep (hoofdstuk 4 van het expertadvies).

Lijkt me een goede doorsnede van het werkveld, met voldoende variatie aan perspectieven.

Vraag6

Geef hier indien gewenst uw reactie op de resultaten van de toetsing op hoofdlijnen van hoofdcriterium “Toegevoegde waarde” (hoofdstuk 5, paragraaf 1 van het expertadvies).

Bij 5.1.2.1 breng ik weer mijn antwoord op vraag 2 in.
5.1.3 - Ik onderschrijf dat MDTO goed bruikbaar is in combinatie met andere standaarden, omdat wij ORI-A inzetten naast MDTO. Dat werkt goed.
5.1.3.3 – Zijn standaarden zoals RGBZ en ImZTC onderzocht in relatie tot MDTO? In het verleden bestond er een samenhang tussen ImZTC/RGBZ en voorloper TMLO, maar ik zie die niet direct terug in de bestaande MDTO-documentatie. Wellicht vanwege gering gebruik/beheer van ImZTC/RGBZ?

Vraag7

Geef hier indien gewenst uw reactie op de resultaten van de toetsing op hoofdlijnen van hoofdcriterium “Open standaardisatieproces” (hoofdstuk 5, paragraaf 2 van het expertadvies).

Over 5.2.4.1, besluitvormingsproces voldoende toegankelijk: in de praktijk is het van buitenaf moeilijk zichtbaar hoe besluiten worden genomen over MDTO. Een openbare technische omgeving zoals GitHub of GitLab zou transparanter zijn, en meer direct contact tussen gebruikers van MDTO en de beheersorganisatie mogelijk maken.
In het verleden zijn er wijzigingen uitgevoerd op MDTO die niet werden gedocumenteerd, maar die er wel voor zorgden dat de gepubliceerde voorbeeldbestanden invalide werden. Dit had voorkomen kunnen worden door bijvoorbeeld automatische bestandsgeneratie wanneer wijzigingen in de XSD op git worden doorgevoerd.
Over 5.2.6.4, de Standaardisatieraad als besluitvormer omtrent ontwikkeling, beheer en herziening van de standaard: er wordt melding gemaakt van redactiegroepen die ‘op enig moment’ betrokken waren bij de ontwikkeling van MDTO. Ik zou willen pleiten voor een meer permanent karakter van inhoudelijk betrokken experts bij het beheer van de standaard. De Standaardisatieraad kan wellicht spreken voor de belangen van de sector, maar voor het voorstellen van en besluiten over inhoudelijke wijzigingen lijkt me praktijkervaring met MDTO noodzakelijk. De rol van de Standaardisatieraad als formele besluitvormer kan daarin overeind blijven, als deze groep experts het eerst onderling eens wordt over inhoudelijke wijzigingen.

Vraag8

Geef hier indien gewenst uw reactie op de vraag of er voldoende ondersteuning wordt gegeven in de adoptie en de implementatie van de standaard (hoofdstuk 5, vraag 5.2.7.2).

De MDTO-website kan een stuk gebruiksvriendelijker en beter navigeerbaar worden gemaakt. Kijk eens naar andere, ook internationale (metagegevens)schema-documentatie online. Zorg ervoor dat verschillende gebruikersgroepen snel komen bij de informatie die ze zoeken. Dus een pagina met technische informatie voor technici die met de standaard willen/moeten werken, een pagina met vragen voor een informatiemanager of CIO die een snelle overview wil van de standaard en de relatie met andere (overheids)initiatieven, en een pagina met heldere instructie van de toepassing ervan in voorbeeldbestanden.
Een ander adoptie en implementatie-ondersteuner so you will, is het idee om MDTO niet alleen in XML, maar ook in JSON beschikbaar te stellen. Hiermee bespoedig je de implementatie van MDTO (en dus duurzame toegankelijkheid) in meer IT-omgevingen, zoals bijvoorbeeld de Woo-index en web-API’s die daarop zijn/worden aangesloten, zoals de Open Raadsinformatie (ORI) API.

Vraag9

Geef hier indien gewenst uw reactie op de resultaten van de toetsing op hoofdlijnen van hoofdcriterium “Draagvlak” (hoofdstuk 5, paragraaf 3 van het expertadvies).

DE REE biedt als leverancier van een archiefbeheersysteem met e-depotfunctionaliteit ook ondersteuning voor MDTO.

Vraag10

Staan de belangrijkste stakeholders vanuit de overheid voor deze standaard achter de adoptie van de standaard? (vraag 5.3.3.1 van het expertadvies)

Daar lijkt het wel op.

Vraag11

Staan de overheidsorganisaties die worden geraakt door een verplichting van de standaard achter het verplichte gebruik van de standaard? (vraag 5.3.3.2 van het expertadvies)

Geen commentaar.

Vraag12

Wordt de aangemelde versie van de standaard binnen het organisatorische werkingsgebied door meerdere Nederlandse overheidsorganisaties gebruikt? (vraag 5.3.3.3 van het expertadvies)

De standaard wordt door meerdere archiefdiensten actief gebruikt in migratietrajecten, dus als uitwisselstandaard wordt het gebruikt. Ik weet van meerdere leveranciers die een metagegevensschema bieden dat in de geest van MDTO is opgebouwd, of daarvoor inrichtingsmogelijkheden bieden om het zelf vorm te geven.
Maar het korte antwoord is ja.

Vraag15

Geef hier indien gewenst uw reactie op de aanvullende adoptieadviezen bij verplichting van MDTO door plaatsing op de ‘Pas toe of leg uit’-lijst (hoofdstuk 6 van het expertadvies).

Goede adoptieadviezen die ik allemaal onderschrijf.
Wat betreft bullet 1: deze is wat vaag geformuleerd. Een goed overzicht van de metagegevensstandaarden die onder beheer zijn van het NA, Nederlandse overheden of standaarden die überhaupt het werkveld van de Nederlandse overheid raken? Ik zou als gebruiker gebaat zijn bij een algemeen overzicht van hoe MDTO zich verhoudt tot andere (meta)gegevensstandaarden binnen het informatiebeheerdomein. Denk bijvoorbeeld aan RGBZ, RSGB en domeinstandaarden zoals ORI/ORI-A.
Wat betreft bullet 2: het mooiste zou zijn als MDTO geen eigen begrippenlijsten meer gaan beheren, maar die allemaal over de schutting zou gooien bij TOOI. Dan krijg je ook een goede functiescheiding en interoperabiliteit. Dat zou echter wel eisen stellen aan een goede onderlinge overlegstructuur tussen de beheerders om de begrippenlijsten te beheren en actueel te houden, bijvoorbeeld bij wetswijzigingen.
Wat betreft bullet 3: hier de opmerking dat je verschillende gebruikersgroepen kan identificeren en afzonderlijk kan bedienen. Technici zoeken andere informatie dan managers uit de business of architecten. En wederom de tip om te kijken naar andere, bestaande online documentatie over technische standaarden. En verder mijn antwoord op vraag 8.

Bijlage