MDTO verplichten (standaard voor eenduidig vastleggen en uitwisselen van metagegevens)

Reactie

Naam Anoniem
Plaats 's Hertogenbosch
Datum 3 oktober 2025

Vraag1

Geef hier indien gewenst uw reactie op het advies van de experts om MDTO te verplichten aan de overheid (‘Pas toe of leg uit’) via plaatsing op de 'Pas toe of leg uit'-lijst van Forum Standaardisatie (hoofdstuk 1 van het expertadvies).
Vanuit perspectief van een zorgdrager vinden wij het waardevol als MDTO tot standaard wordt verheven.
- Kan breder gebruikt worden dan archivering (ook Woo, vernietiging)
- 1 interpretatienorm is fijn in het afstemmen/communicatie en toepassen
- Voordelig voor overbrenging (migratie) van gegevens naar archieven.
Wij kunnen ons voorstellen dat MDTO niet met terugwerkende kracht in werking treedt. En als het MDTO met terugwerkende kracht in werking treedt, dan kunnen wij ons voorstellen dat dit niet eerder is dan vanaf 2021 (vaststelling van het MDTO).
Wij hebben digitaal archief dat is gevormd in 1) een periode waarin het MDTO niet bestond en 2) een periode waarin het MDTO bestond, maar nog niet was vastgesteld en 3) een periode waarin het MDTO bestond en was vastgesteld. Archief met terugwerkende kracht van de minimaal verplichte MDTO-attributen voorzien, voor zover deze MDTO-attributen niet door bestaande metagegevens zijn in te vullen, brengt kosten met zich mee, maar zeker ook risico’s ten aanzien van het gevormde archief dat moet worden aangevuld/gewijzigd en de informatiesystemen waarin het gevormde archief zich bevindt. Denk bijv. aan fixity-informatie (attributen van Bestand in het MDTO) toevoegen aan archief dat in een informatiesysteem is opgeslagen, maar waarvoor in het datamodel van dat informatiesysteem geen plaats is of niet in voorzien blijkt te zijn.

Vraag2

Geef hier indien gewenst uw reactie op het voorgestelde functioneel toepassingsgebied (hoofdstuk 1 van het expertadvies).
De huidige beschrijving van het functioneel toepassingsgebied zou goed interpreteerbaar moeten zijn door experts die ermee werken.
- Zou prettig zijn als definities uitgeschreven worden (‘informatieobject’, ‘informatiebeheerproces’, ‘attribuut’, enz.)

Vraag3

Geef hier indien gewenst uw reactie op het geformuleerde nut en de geformuleerde mogelijkheden van het gebruik van MDTO voor en door de overheid (hoofdstuk 2, paragraaf 2 van het expertadvies).
Waardedriehoek is een fijne visuele weergave voor het begrip van de contenxt, het nut, demogelijkheden en het gebruik. MDTO als onderdeel van het DUTO-raamwerk is op deze manier erg helder.

Vraag4

Geef hier indien gewenst uw reactie op het doorlopen proces van het expertadvies (hoofdstuk 3 van het expertadvies).
Geen mening.

Vraag5

Geef hier indien gewenst uw reactie op de samenstelling van de expertgroep (hoofdstuk 4 van het expertadvies).
Lijkt een goede representatie voor de scope van toepassing van het MDTO als standaard.

Vraag6

Geef hier indien gewenst uw reactie op de resultaten van de toetsing op hoofdlijnen van hoofdcriterium “Toegevoegde waarde” (hoofdstuk 5, paragraaf 1 van het expertadvies).
Conclusies nemen we met vertrouwen over; echter is de onderbouwing van de resultaten te summier in het adviesstuk zelf terug te lezen. Het zou fijn zijn om meer redenatie van de experts hierachter te kennen.

5.1.4.5: Ten aanzien van het aangeven van de openbaarheid en eventuele beperkingen aan de openbaarheid bij overbrenging zouden wij graag willen weten wat er met onderstaand voorstel is gebeurd. Op het KIA-platform zien wij geen definitief besluit op dit voorstel. beperkingGebruikType is een open waardenlijst, dus in principe kun je als zorgdrager van onderstaand voorstel gebruik maken, maar daartoe ben je niet verplicht.
Deze vraag ook in verband met de AVG en (online) publicatie van (persoonsgegevens in) digitaal overgebracht archief. Meer standaardisatie dan nu het geval is voor metadatering voor de openbaarheid van overgebrachte digitale archieven lijkt ons gewenst.

Vraag7

Geef hier indien gewenst uw reactie op de resultaten van de toetsing op hoofdlijnen van hoofdcriterium “Open standaardisatieproces” (hoofdstuk 5, paragraaf 2 van het expertadvies).
Geen mening.

Vraag8

Geef hier indien gewenst uw reactie op de vraag of er voldoende ondersteuning wordt gegeven in de adoptie en de implementatie van de standaard (hoofdstuk 5, vraag 5.2.7.2).
Er is heel veel informatie (op de website) beschikbaar over de praktische toepassing van het MDTO. Er is wel degelijk meer begeleiding nodig hierbij. Concrete (toepassings)voorbeelden en (fictieve) casussen zouden erg helpen bij het begrip. Niet enkel het theoretisch kader. Eerder is vanuit onze organisatie een MDTO dag bijgewoond op het Nationaal Archief en dit is als zeer nuttig ervaren. Dat zou gecontinueerd en uitgebreid mogen worden. Ook met sessies waar niet enkel IHH-verantwoordelijken aanwezig zijn, maar verschillende disciplines (architecten, functioneel beheerders, informatiemanagement enz.) meenemen in het MDTO verhaal. Er zijn aardig wat rollen/mensen nodig om het MDTO raamwerk te implementeren.

Vraag9

Geef hier indien gewenst uw reactie op de resultaten van de toetsing op hoofdlijnen van hoofdcriterium “Draagvlak” (hoofdstuk 5, paragraaf 3 van het expertadvies).
Er staan enkele leveranciers genoemd die MDTO ondersteunen. Na doorvraag bij leveranciers binnen onze organisatie blijkt dat MDTO niet altijd ondersteund kan worden. Vanuit zaaksystemen en DMS’en gezien is er bredere ondersteuning dan vanuit de hoek van vakapplicaties. Dit zien wij als mogelijk belemmering voor MDTO als standaard. Legt mogelijk druk op de markt en als zij niet kunnen leveren – druk op zorgorganisaties. Concluderend vinden wij dit een redelijke standaard voor de overheid, met enkele vraagtekens bij de uitvoerbaarheid.

Vraag10

Staan de belangrijkste stakeholders vanuit de overheid voor deze standaard achter de adoptie van de standaard? (vraag 5.3.3.1 van het expertadvies)
Geen mening.

Vraag11

Staan de overheidsorganisaties die worden geraakt door een verplichting van de standaard achter het verplichte gebruik van de standaard? (vraag 5.3.3.2 van het expertadvies)
Op basis van het expertadvies kunnen wij geen uitspraak doen over het draagvlak onder organisaties die worden verplicht tot gebruik van de standaard.

Vraag12

Wordt de aangemelde versie van de standaard binnen het organisatorische werkingsgebied door meerdere Nederlandse overheidsorganisaties gebruikt? (vraag 5.3.3.3 van het expertadvies)
Op basis van het expertadvies kunnen wij geen uitspraak doen over het huidige gebruik van MDTO als standaard.

Vraag13

Zijn er voldoende positieve signalen over toekomstige gebruik van de standaard door (semi-)overheidsorganisaties, het bedrijfsleven en burgers? (vraag 5.3.3.6 van het expertadvies)
Op basis van het expertadvies kunnen wij geen uitspraak doen over of er 'voldoende' positieve signalen zijn. Wij zien de positieve signalen wel.

Vraag14

Geef hier indien gewenst uw reactie op de resultaten van de toetsing op hoofdlijnen van hoofdcriterium “Opname op de lijst bevordert adoptie” (hoofdstuk 5, paragraaf 4 van het expertadvies)
Geen mening.

Vraag15

Geef hier indien gewenst uw reactie op de aanvullende adoptieadviezen bij verplichting van MDTO door plaatsing op de ‘Pas toe of leg uit’-lijst (hoofdstuk 6 van het expertadvies).
De relatie tussen bepaalde metagegevens die aan documenten (in de zin van de Archiefwet 20xx) volgens de nieuwe Archiefregeling minimaal moeten worden gekoppeld en (bepaalde) attributen in het MDTO zou duidelijker gemaakt kunnen worden (lees: “mappen”). Met behulp van een mapping kan worden aangetoond dat met behulp van het MDTO (als metadataschema), (bepaalde) verplichte metagegevens zoals die zijn genoemd in de nieuwe Archiefregeling kunnen worden vastgelegd. Het hebben van een metadataschema (i.c. MDTO) is stap 1, het daadwerkelijk koppelen van de verplichte metagegevens zoals die zijn benoemd in de nieuwe Archiefregeling aan documenten conform/volgens dat metadataschema (i.c. MDTO) is stap 2/de beoogde vervolgstap.
Een dergelijke mapping zou kunnen worden opgenomen in de (online) handleiding van het MDTO op de website van het Nationaal Archief.

Vraag16

Geef hier indien gewenst uw aanvullend commentaar aan het Forum Standaardisatie en Overheidsbreed Beleidsoverleg Digitale Overheid (OBDO) in verband met de inhoud van dit expertadvies en/of het gevolgde proces.
Geen aanvullend commentaar.